Thanh Nguyen 
Hồ sơ xin việc ở Nhật gồm hai tờ khác nhau, và nhà tuyển dụng đọc chúng theo hai cách khác nhau. Rirekisho (履歴書) là sơ yếu lý lịch theo mẫu cố định — họ liếc qua để kiểm tra thông tin cơ bản. Shokumu keirekisho (職務経歴書) là bản mô tả kinh nghiệm, tự do định dạng — đây mới là tờ quyết định bạn có được gọi phỏng vấn hay không.
Bài này hướng dẫn viết cả hai, kèm những lỗi người Việt hay mắc. Lộ trình đổi việc tổng thể nằm ở bài đổi việc ở Nhật. Nếu công ty có yếu tố nước ngoài, luyện thêm nghe tiếng Anh cũng giúp buổi phỏng vấn tự tin hơn — xem 5 web luyện nghe tiếng Anh miễn phí.
Rirekisho — viết đúng mẫu là đủ
Mẫu bán sẵn ở hiệu sách hoặc tải bản điện tử. Các mục chính:
- Thông tin cá nhân — họ tên viết đúng như trên thẻ cư trú, kèm cách đọc. Địa chỉ ghi đầy đủ.
- Ảnh thẻ — chụp trong 3 tháng gần nhất, mặc áo sơ mi hoặc vest, nền trơn. Đừng dùng ảnh selfie cắt ra.
- Học vấn và quá trình làm việc — xếp theo thứ tự thời gian từ cũ tới mới, ghi cả tháng.
- Chứng chỉ — JLPT, bằng lái, chứng chỉ chuyên môn. Ghi đúng tên đầy đủ của chứng chỉ.
- Mục tự giới thiệu và nguyện vọng — ngắn gọn, hướng vào lý do muốn vào công ty này.
Rirekisho không phải chỗ thể hiện sáng tạo. Viết đúng, sạch, không sai chính tả là đạt.
Shokumu keirekisho — tờ quyết định
Không có mẫu bắt buộc, thường 1 đến 2 trang A4. Cấu trúc dùng được cho hầu hết ngành:
- Tóm tắt đầu trang — 3 tới 5 dòng: bạn làm ngành gì, mấy năm, thế mạnh gì.
- Từng công ty đã làm — tên công ty, ngành, quy mô, thời gian, vị trí.
- Nội dung công việc cụ thể — dự án nào, vai trò gì, công cụ và kỹ thuật nào.
- Thành quả có số liệu — đây là phần quan trọng nhất. Không viết “cải thiện quy trình”, viết “giảm thời gian xử lý đơn hàng từ 3 ngày xuống 1 ngày”.
- Kỹ năng và chứng chỉ — liệt kê rõ mức độ, ví dụ đã dùng bao nhiêu năm.
Nguyên tắc: viết theo thứ tự mới nhất lên trước ở tờ này, ngược với rirekisho. Nhà tuyển dụng quan tâm bạn đang làm gì hơn là mười năm trước bạn làm gì.
Năm lỗi người Việt hay mắc
- Viết kinh nghiệm chung chung. “Phụ trách nhiều công việc khác nhau” không nói lên điều gì. Liệt kê cụ thể.
- Không có con số. Người đọc không hình dung được quy mô công việc của bạn.
- Sai kính ngữ hoặc dùng văn nói. Hồ sơ dùng thể ですます nhất quán, không viết tắt.
- Ghi lý do nghỉ việc tiêu cực. Chỉ ghi ngắn gọn theo cách trung tính, để phần giải thích cho buổi phỏng vấn.
- Không điều chỉnh theo từng vị trí. Gửi cùng một bản cho 20 công ty là cách nhanh nhất để bị loại. Ít nhất hãy sửa phần tóm tắt và phần nguyện vọng.
Mẹo cho người chưa tự tin tiếng Nhật
- Viết bản tiếng Việt trước cho rõ nội dung, rồi mới chuyển sang tiếng Nhật. Dịch từ ý sẽ tự nhiên hơn dịch từ câu.
- Nhờ tư vấn viên của công ty giới thiệu việc làm chỉnh giúp — dịch vụ này miễn phí và họ làm việc này hằng ngày.
- Nhờ đồng nghiệp người Nhật đọc lại phần kính ngữ.
- Đừng để công cụ dịch tự động viết hộ toàn bộ. Văn dịch máy trong hồ sơ rất dễ nhận ra và tạo ấn tượng xấu.
Câu hỏi thường gặp
Rirekisho viết tay hay đánh máy?
Ngày nay đánh máy được chấp nhận rộng rãi, đặc biệt trong ngành IT và các công ty hiện đại. Một số công ty truyền thống vẫn thích viết tay. Nếu tin tuyển dụng không ghi rõ, đánh máy là lựa chọn an toàn và dễ sửa hơn.
Có cần ghi trình độ tiếng Nhật không?
Có, và nên ghi rõ ràng. Ghi mức JLPT kèm năm thi, và nếu có kinh nghiệm dùng tiếng Nhật trong công việc thì mô tả cụ thể, ví dụ họp với khách bằng tiếng Nhật hay viết tài liệu kỹ thuật. Điều đó thuyết phục hơn con số chứng chỉ.
Kinh nghiệm ở Việt Nam có tính không?
Có, hoàn toàn nên ghi. Hãy mô tả rõ tên công ty, ngành và quy mô để người đọc hình dung được, vì họ không biết các công ty ở Việt Nam. Thêm một dòng giải thích ngắn về công ty là cách tốt.
Khoảng trống thời gian không đi làm thì ghi thế nào?
Ghi trung thực và bổ sung một dòng giải thích ngắn: học tiếng, chăm sóc gia đình, chuẩn bị chuyển việc. Cố tình để trống hoặc kéo dài thời gian ở công ty trước dễ bị phát hiện khi đối chiếu giấy tờ bảo hiểm.
Bài viết mang tính tham khảo, cập nhật tháng 8/2026. Yêu cầu về hồ sơ khác nhau theo từng công ty và ngành nghề. Hãy đọc kỹ yêu cầu trong tin tuyển dụng.
