Thanh Nguyen 
Đổi hộ chiếu mới ở Nhật không kéo theo nghĩa vụ khai báo với cục xuất nhập cảnh, vì thẻ cư trú không ghi số hộ chiếu. Việc phải khai báo trong 14 ngày chỉ áp dụng khi thay đổi họ tên, ngày sinh, giới tính hoặc quốc tịch. Nhưng có ba thứ bạn phải xử lý ngay: giữ hộ chiếu cũ, mang cả hai quyển khi xuất nhập cảnh, và cập nhật số hộ chiếu ở những nơi đã đăng ký bằng số cũ.
Bài này tách rõ cái gì bắt buộc theo quy định, cái gì chỉ là việc nên làm cho khỏi rắc rối sau.
Đổi hộ chiếu mới có phải khai báo với cục xuất nhập cảnh không
Không, nếu chỉ là hộ chiếu hết hạn và bạn được cấp quyển mới với thông tin nhân thân y như cũ. Thủ tục khai báo thay đổi nội dung ghi trên thẻ cư trú (在留カード記載事項変更届出) áp dụng cho bốn trường hợp: đổi họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch hoặc vùng lãnh thổ. Số hộ chiếu không nằm trên thẻ cư trú nên không thuộc diện này.
Khi thuộc diện phải khai báo thì các mốc như sau:
- Thời hạn: 14 ngày kể từ ngày có thay đổi.
- Nơi nộp: cục xuất nhập cảnh khu vực nơi bạn cư trú.
- Hồ sơ: đơn khai báo thay đổi nội dung ghi trên thẻ cư trú, hộ chiếu, thẻ cư trú và 01 ảnh cỡ 4 x 3 cm.
- Người nộp: chính người có thẻ (trừ người dưới 16 tuổi) hoặc người đại diện.
Thông tin chi tiết và mẫu đơn xem trên trang của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản. Không rõ trường hợp của mình thì gọi tổng đài hỗ trợ người nước ngoài 0570-011000, có tiếng Việt.
Giữ hộ chiếu cũ — đừng bỏ
Đây là lý do quan trọng nhất và nhiều người không biết: các con dấu của phía Nhật nằm trong hộ chiếu cũ, không chuyển sang quyển mới.
- Dấu cho phép nhập cảnh và các dấu xuất nhập cảnh cũ.
- Dấu cấp phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (資格外活動許可) — cái mà du học sinh đi baito đang dựa vào.
- Lịch sử lưu trú hữu ích khi xin vĩnh trú hoặc nhập tịch, vì hồ sơ đó nhìn cả quá trình.
Nếu đang làm thêm bằng giấy phép hoạt động ngoài tư cách, hỏi cục xuất nhập cảnh xem cần bổ sung hay xin lại gì không — đừng suy diễn từ kinh nghiệm người khác, vì mỗi trường hợp một tư cách lưu trú khác nhau. Hồ sơ xin vĩnh trú cần những giấy gì thì xem hồ sơ xin vĩnh trú Nhật.
Khi ra vào Nhật với hộ chiếu mới
Mang đủ ba thứ ở cửa khẩu: hộ chiếu mới, hộ chiếu cũ và thẻ cư trú.
- Thẻ cư trú là giấy tờ chứng minh tư cách lưu trú, luôn phải xuất trình.
- Hộ chiếu cũ để đối chiếu dấu nhập cảnh và giấy phép cũ khi cần.
- Chế độ coi như tái nhập cảnh — nếu ra khỏi Nhật và quay lại trong thời hạn cho phép, bạn phải đánh dấu vào ô đăng ký ở tờ khai xuất cảnh; không đánh dấu là mất quyền và phải xin lại visa từ đầu.
- Vé máy bay đã mua bằng số hộ chiếu cũ — liên hệ hãng bay đổi thông tin trước ngày bay, đừng để đến quầy check-in mới nói.
Nhiều nước yêu cầu hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng tính từ ngày nhập cảnh, nên nếu quyển cũ sắp hết hạn thì làm mới sớm. Cách làm và hồ sơ xem trong bài cấp lại hộ chiếu ở Nhật.
Khi gia hạn hoặc đổi tư cách lưu trú sau đó
Lần nộp hồ sơ tiếp theo với cục xuất nhập cảnh là lúc hộ chiếu mới được dùng chính thức:
- Gia hạn thời gian lưu trú — nộp hộ chiếu mới cùng thẻ cư trú. Thời điểm nộp và lỗi hay gặp xem gia hạn visa lao động Nhật.
- Đổi tư cách lưu trú — ví dụ từ du học sang đi làm, cũng dùng hộ chiếu mới.
- Đổi công ty — vẫn phải báo trong 14 ngày, việc này độc lập với chuyện đổi hộ chiếu. Chi tiết ở bài báo đổi việc cho cục xuất nhập cảnh.
Mang theo cả hộ chiếu cũ khi đi nộp hồ sơ. Cán bộ tiếp nhận có thể cần xem dấu cũ, và bạn không muốn phải hẹn lại lần nữa.
Danh sách nơi cần cập nhật số hộ chiếu
Không nơi nào trong danh sách này là bắt buộc theo luật xuất nhập cảnh, nhưng bỏ qua thì sinh việc về sau:
- Công ty hoặc trường — bộ phận nhân sự, phòng sinh viên quốc tế thường lưu bản photo hộ chiếu.
- Ngân hàng — nếu mở tài khoản bằng hộ chiếu, cập nhật để tránh vướng khi chuyển tiền quốc tế.
- Hãng bay và các chương trình tích điểm, đặc biệt khi vé đã xuất bằng số cũ.
- Dịch vụ chuyển tiền về Việt Nam và các ví điện tử có xác minh danh tính.
- Bảo hiểm, hợp đồng thuê nhà nếu hợp đồng ghi số hộ chiếu.
Cách làm gọn: chụp trang 2 hộ chiếu mới, gửi cho từng nơi kèm một câu ngắn “hộ chiếu đã được cấp lại, số mới là …”. Làm một lượt trong tuần đầu là xong.
Quy định về khai báo với cục xuất nhập cảnh có thể thay đổi, và mỗi tư cách lưu trú có yêu cầu riêng. Trường hợp của bạn không giống mô tả ở đây thì hỏi trực tiếp cục xuất nhập cảnh nơi cư trú hoặc tổng đài 0570-011000 — bài viết chỉ để bạn biết mình cần hỏi gì.
Đọc thêm
Câu hỏi thường gặp
Đổi hộ chiếu mới có phải làm lại thẻ cư trú không?
Không. Thẻ cư trú không ghi số hộ chiếu, nên hộ chiếu mới không làm thẻ cư trú mất hiệu lực và bạn không phải xin cấp lại thẻ. Việc khai báo thay đổi nội dung ghi trên thẻ chỉ bắt buộc khi đổi họ tên, ngày sinh, giới tính hoặc quốc tịch, và phải làm trong vòng 14 ngày tại cục xuất nhập cảnh nơi cư trú.
Có phải xin lại giấy phép làm thêm ngoài tư cách lưu trú?
Dấu cấp phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú nằm trong hộ chiếu cũ và không tự chuyển sang quyển mới, nên hãy giữ hộ chiếu cũ để xuất trình khi cần. Việc có phải xin lại hay không tuỳ tư cách lưu trú và cách giấy phép được cấp, vì vậy hỏi cục xuất nhập cảnh nơi bạn ở hoặc gọi 0570-011000 trước khi đi làm baito tiếp.
Đi du lịch nước ngoài rồi về Nhật cần mang gì?
Mang hộ chiếu mới, hộ chiếu cũ và thẻ cư trú. Nếu dùng chế độ coi như tái nhập cảnh, phải đánh dấu vào ô đăng ký trên tờ khai lúc xuất cảnh — không đánh dấu thì mất quyền quay lại bằng tư cách đang có. Vé đã mua bằng số hộ chiếu cũ thì liên hệ hãng bay cập nhật trước ngày bay.
Hộ chiếu mới có ảnh hưởng hồ sơ xin vĩnh trú không?
Bản thân việc cấp lại hộ chiếu không ảnh hưởng điều kiện xin vĩnh trú. Nhưng hồ sơ vĩnh trú xét cả quá trình lưu trú, và các dấu xuất nhập cảnh cũ nằm trong hộ chiếu cũ, nên hãy giữ đủ các quyển hộ chiếu đã dùng ở Nhật. Khi đi nộp hồ sơ, mang cả hộ chiếu mới và cũ để cán bộ tiếp nhận đối chiếu.
