Thanh Nguyen 
Bài cuối của series: toàn bộ thủ tục hành chính từ lúc que thử lên hai vạch tới khi con tròn 1 tuổi, viết riêng cho người Việt đang sống ở Nhật — gồm cả những việc người Nhật không phải làm: 在留資格取得 trong 30 ngày và khai sinh, hộ chiếu Việt Nam cho bé.
Bài 63 trong series “Sinh con ở Nhật từ A–Z”. Thông tin kiểm tra tháng 9/2026; giấy tờ và quy trình khác nhau theo 市区町村 và theo cục xuất nhập cảnh khu vực.
Bảng toàn bộ thủ tục theo thời gian
| Khi nào | Thủ tục | Ở đâu | Nhận được gì |
|---|---|---|---|
| Sau khi xác nhận tim thai (tuần 6–10) | 妊娠届 | 市役所 / 保健センター | Sổ mẹ con, phiếu khám thai, phiếu khám răng, マタニティマーク, thủ tục 5 万円 |
| Tuần 20–30 | Ký 直接支払制度; hỏi công ty về 産休・育休 | Bệnh viện; công ty | Giảm tiền phải trả khi xuất viện |
| Trước sinh (nếu mổ theo kế hoạch) | 限度額適用認定証 | Nơi cấp bảo hiểm | Bệnh viện chỉ thu tới mức trần |
| Trong 14 ngày sau sinh | 出生届 | 市役所 nơi cư trú hoặc nơi sinh | Bé vào 住民票; xin 出生届受理証明書 |
| Cùng buổi đó | 児童手当 認定請求 | 市役所 | 15.000 ¥/tháng (bé <3 tuổi) |
| Trong ~14 ngày | Cho bé vào bảo hiểm y tế | Công ty hoặc 市役所 | Thẻ bảo hiểm của bé |
| Khi có thẻ bảo hiểm | 子ども医療費助成 | 市役所 | Thẻ 医療証 |
| Sau sinh | 出生連絡票 | 市役所 / 保健センター | 新生児訪問 miễn phí |
| Trong 30 ngày sau sinh | 在留資格取得許可申請 | Cục xuất nhập cảnh khu vực | Tư cách lưu trú cho bé |
| Song song | Khai sinh + hộ chiếu Việt Nam | ĐSQ / TLSQ Việt Nam | Giấy khai sinh VN, hộ chiếu |
| Sau khi nghỉ | 出産手当金, 育児休業給付金, 出生後休業支援給付 | Công ty → Hello Work / bảo hiểm | Trợ cấp nghỉ sinh, nghỉ nuôi con |
| Tháng 10–12 (cho tháng 4) | Nộp đơn nhà trẻ | 市役所 | Suất 保育園 |
| Đầu năm sau | 医療費控除 | Cơ quan thuế | Hoàn thuế |
Ba mốc không thể bù
- 14 ngày — nộp 出生届 (theo luật hộ tịch; sinh ở nước ngoài thì 3 tháng)
- 30 ngày — 在留資格取得許可申請 nếu bé sẽ ở Nhật quá 60 ngày. Nếu bé xuất cảnh trong 60 ngày thì không cần
- Trước 14 tuần 6 ngày tuổi — mũi rota đầu tiên (không phải hành chính nhưng cùng mức “mất là mất”)
Bộ giấy tờ dùng lại nhiều lần
Chuẩn bị một cặp tài liệu (và ảnh trong điện thoại) gồm:
- 母子健康手帳
- 在留カード của bố và mẹ; hộ chiếu của bố mẹ
- My Number của bố mẹ (và của bé sau khi có)
- 住民票 có tên bé — xin 2–3 bản
- 出生届受理証明書 — xin 2–3 bản
- Thẻ bảo hiểm của bố/mẹ và của bé
- Sổ ngân hàng đứng tên người nhận trợ cấp
- Giấy đăng ký kết hôn (bản Việt Nam, kèm dịch nếu cần cho lãnh sự)
Trình tự một buổi ở 市役所 sau sinh
- Quầy hộ tịch: 出生届 → xin 住民票 và 出生届受理証明書
- Quầy 児童手当: 認定請求 (mang sổ ngân hàng + My Number)
- Quầy bảo hiểm: nếu là 国民健康保険 thì thêm bé; nếu bảo hiểm công ty thì làm qua công ty
- Quầy y tế trẻ em: hỏi 医療証 (có thể phải quay lại khi có thẻ bảo hiểm)
- Quầy 母子保健: 出生連絡票, hỏi 新生児訪問 và 産後ケア
Gọi trước để hỏi danh sách: 「出生届と児童手当を一緒に手続きしたいのですが、何を持っていけばいいですか？」
Phần riêng của người Việt: hai việc song song
1. 在留資格取得許可申請 — trong 30 ngày
Theo Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú: bé sinh ra ở Nhật không có quốc tịch Nhật được ở tới 60 ngày mà chưa cần tư cách lưu trú; muốn ở lâu hơn phải nộp đơn trong 30 ngày kể từ ngày sinh tại cơ quan quản lý khu vực. Giấy tờ thường gồm đơn theo mẫu, giấy chứng minh việc sinh (住民票 có tên bé hoặc 出生届受理証明書), hộ chiếu và 在留カード của bố mẹ, giấy tờ về nghề nghiệp và thu nhập của người bảo lãnh.
Lỗi phổ biến nhất: chờ có hộ chiếu Việt Nam rồi mới đi cục — trong lúc đó mốc 30 ngày vẫn chạy. Hãy gọi hỏi cục xem có nộp trước rồi bổ sung sau được không.
2. Khai sinh và hộ chiếu Việt Nam
- Làm tại Đại sứ quán Việt Nam (Tokyo) hoặc Tổng lãnh sự quán phụ trách khu vực bạn sống
- Thường cần: giấy tờ khai sinh do Nhật cấp kèm bản dịch, hộ chiếu bố mẹ, giấy đăng ký kết hôn, đơn theo mẫu
- Sau khi có giấy khai sinh Việt Nam → xin hộ chiếu cho bé
- Yêu cầu giấy tờ, phí và thời gian xử lý do cơ quan đại diện quy định và có thay đổi — hãy xác nhận trực tiếp trước khi chuẩn bị
- Kiểm tra chính tả tên: tên bé và tên bố mẹ viết bằng chữ Latin phải khớp giữa giấy tờ Nhật và giấy tờ Việt Nam
Chi tiết ở Bài 43 — Người nước ngoài sinh con ở Nhật.
Khi chuyển nhà giữa hành trình
- 転入届 / 転出届 ngay — mọi thủ tục khác dựa vào đăng ký cư trú
- 母子健康手帳: dùng tiếp, không đổi
- 妊婦健診受診票: phải đổi sang phiếu của nơi mới
- 医療証: thẻ cũ hết hiệu lực → đăng ký lại
- 児童手当: khai lại ở nơi mới
- Thư mời khám sức khỏe trẻ em gửi theo địa chỉ mới
Checklist in ra và dán tủ lạnh
- [ ] 妊娠届 → sổ mẹ con + phiếu khám thai + 5 万円 đợt 1
- [ ] 分娩予約 tại cơ sở sinh
- [ ] 直接支払制度 đã ký
- [ ] 出生届 trong 14 ngày
- [ ] 住民票 + 出生届受理証明書 (2–3 bản)
- [ ] 児童手当 認定請求
- [ ] Bảo hiểm y tế cho bé → 医療証
- [ ] 出生連絡票 → 新生児訪問
- [ ] 在留資格取得 trong 30 ngày
- [ ] Khai sinh Việt Nam → hộ chiếu cho bé
- [ ] Hồ sơ 出産手当金 / 育児休業給付金 qua công ty
- [ ] Đơn nhà trẻ (tháng 10–12 cho tháng 4)
- [ ] 医療費控除 khi khai thuế
Kết series
63 bài của series đi hết một vòng: từ mốc axit folic 1 tháng trước khi thả bầu, qua 14 lần khám thai, tới 14 ngày làm giấy tờ sau sinh, và kết thúc ở mũi MR ngày bé tròn 1 tuổi. Nếu bạn chỉ nhớ được ba điều:
- Hỏi 市役所 và 保健センター — phần lớn hỗ trợ ở Nhật tồn tại nhưng không tự tìm đến bạn
- Ghi mốc thời gian vào lịch điện thoại — 14 ngày, 30 ngày, 14 tuần 6 ngày, tháng 10 nộp đơn nhà trẻ
- Gọi trước khi lo — #8000 cho bé, số trực của bệnh viện cho mẹ, 119 khi cấp bách
Xem lại toàn bộ timeline ở Bài 61 và bảng tiền ở Bài 62.
Câu hỏi thường gặp
Người Việt sinh con ở Nhật phải làm những thủ tục gì?
Ngoài các thủ tục như người Nhật gồm 妊娠届, 出生届 trong 14 ngày, 児童手当, bảo hiểm cho bé và thẻ 医療証, người nước ngoài còn phải nộp 在留資格取得許可申請 trong 30 ngày nếu bé sẽ ở Nhật quá 60 ngày, và làm khai sinh cùng hộ chiếu Việt Nam cho bé tại cơ quan đại diện.
Nên xin bao nhiêu bản 住民票 và 出生届受理証明書?
Nên xin 2–3 bản mỗi loại ngay lần đầu, vì bạn sẽ cần cho cục xuất nhập cảnh, cơ quan đại diện Việt Nam, công ty và một số thủ tục khác. Đi xin lại sau vừa mất thời gian vừa mất phí.
Chưa có hộ chiếu Việt Nam có nộp được đơn xin tư cách lưu trú không?
Đừng chờ hộ chiếu vì mốc 30 ngày vẫn chạy. Hãy gọi hỏi cục xuất nhập cảnh khu vực xem có thể nộp trước và bổ sung hộ chiếu sau hay không, vì yêu cầu giấy tờ do cục quyết định và có thể khác nhau theo khu vực.
Chuyển nhà giữa thai kỳ hoặc sau sinh thì phải làm gì?
Làm 転入届 ngay vì mọi thủ tục khác dựa vào đăng ký cư trú. Sổ mẹ con dùng tiếp không đổi, nhưng phiếu khám thai phải đổi sang phiếu của nơi mới, thẻ 医療証 phải đăng ký lại, và 児童手当 phải khai lại ở nơi mới.
Làm sao để không bỏ sót thủ tục nào?
Ghi bốn mốc vào lịch điện thoại: 14 ngày cho 出生届, 30 ngày cho 在留資格取得, trước 14 tuần 6 ngày cho mũi rota đầu tiên, và tháng 10–12 cho đơn nhà trẻ. Ngoài ra hãy gọi 市役所 hỏi trước danh sách giấy tờ, và chụp ảnh mọi giấy tờ đã nộp cùng đã nhận.
Nguồn tham khảo
- 法務省 — 出生届
- 出入国在留管理庁 — 在留資格取得許可申請: mốc 30 ngày và 60 ngày
- こども家庭庁 — 児童手当制度のご案内 · 母子健康手帳 · 妊婦のための支援給付
- 厚生労働省 — 出産育児一時金等について
Bài viết mang tính thông tin tổng quát, không phải tư vấn pháp lý hay lãnh sự. Giấy tờ, phí và quy trình có thể thay đổi và khác nhau theo 市区町村, cục xuất nhập cảnh khu vực và cơ quan đại diện Việt Nam — hãy xác nhận trực tiếp trước khi làm. Thông tin kiểm tra tháng 9/2026.
