Thanh Nguyen 
Xin juuminhyou tại konbini mất khoảng ba phút, giờ phục vụ dài hơn city hall rất nhiều, và phí thường rẻ hơn lấy tại quầy. Điều kiện duy nhất là bạn có thẻ My Number bản nhựa và nhớ mã PIN 4 chữ số.
Với người đi làm, đây là cách thực tế nhất — không phải xin nghỉ nửa buổi để ra city hall. Bài này đi qua từng bước bấm máy và những mục hay chọn nhầm. Danh sách các loại giấy tờ và công dụng nằm ở bài giấy tờ hành chính Nhật hay dùng.
Điều kiện để dùng dịch vụ
- Có thẻ My Number bản nhựa còn hiệu lực. Giấy thông báo số không dùng được.
- Nhớ mã PIN 4 chữ số. Nhập sai quá số lần cho phép là thẻ bị khóa, phải ra city hall mở.
- Thành phố của bạn có tham gia dịch vụ. Đa số đã tham gia, nhưng vẫn có nơi chưa — tra tên thành phố kèm từ khóa コンビニ交付 để kiểm tra.
Máy dùng được đặt tại các chuỗi cửa hàng tiện lợi lớn và một số siêu thị. Cứ tìm máy in đa chức năng (マルチコピー機) là đúng.
Các bước tại máy
- 1. Trên màn hình chính, chọn mục dịch vụ hành chính (行政サービス).
- 2. Chọn dịch vụ cấp giấy chứng nhận (証明書交付サービス), xác nhận điều khoản.
- 3. Đặt thẻ My Number lên khay đọc thẻ theo hướng dẫn trên màn hình. Để nguyên thẻ trên khay cho tới khi máy báo được nhấc ra.
- 4. Nhập mã PIN 4 chữ số.
- 5. Chọn nơi cấp: giấy của thành phố bạn đang cư trú hay của thành phố cũ.
- 6. Chọn loại giấy: juuminhyou, giấy chứng nhận thu nhập, giấy chứng nhận con dấu…
- 7. Chọn các mục có ghi hay không ghi — bước quan trọng nhất, xem mục dưới.
- 8. Chọn số bản, kiểm tra lại màn hình xác nhận, trả tiền và nhận giấy in ra.
Giấy in ra là bản chính thức có dấu hiệu chống giả, dùng nộp hồ sơ bình thường. Nhớ lấy cả thẻ, tiền thừa và giấy trước khi rời máy.
Bước hay chọn nhầm nhất
Ở bước 7, máy hỏi bạn có muốn in kèm các mục sau hay không:
- Số My Number — mặc định nên chọn không ghi, trừ khi nơi nhận hồ sơ yêu cầu rõ. Đây là thông tin nhạy cảm.
- Quốc tịch và tư cách lưu trú — hồ sơ nộp cho cục xuất nhập cảnh thường yêu cầu bản có ghi. Chọn thiếu là bị trả hồ sơ.
- Quan hệ với chủ hộ — cần khi làm hồ sơ gia đình, bảo lãnh người thân.
- Cả hộ hay chỉ riêng mình — hồ sơ gia đình thường cần bản ghi cả hộ.
Nguyên tắc: đọc yêu cầu của nơi nhận hồ sơ trước khi ra máy. In sai là mất tiền và phải in lại từ đầu.
Giờ phục vụ và phí
- Giờ: dài hơn city hall rất nhiều, thường từ sáng sớm tới gần nửa đêm, kể cả cuối tuần. Máy có thời gian bảo trì định kỳ trong năm, hôm đó không dùng được.
- Phí: do từng thành phố quy định, thường rẻ hơn lấy tại quầy vài chục tới hơn trăm yên mỗi bản.
- Thanh toán: bằng tiền mặt tại máy. Chuẩn bị sẵn tiền lẻ.
Khi nào vẫn phải ra city hall?
- Chưa có thẻ My Number bản nhựa, hoặc thẻ đã hết hạn.
- Thẻ bị khóa do nhập sai PIN.
- Cần loại giấy đặc biệt mà máy không cấp — ví dụ bản ghi lịch sử cư trú chi tiết.
- Thành phố của bạn chưa tham gia dịch vụ cấp giấy tại konbini.
Một trong những lúc cần juuminhyou bản gốc là khi cấp lại hộ chiếu ở Nhật sau 10 năm. Bản in ở konbini cũng có dấu chứng nhận của thành phố, nên dùng cho hồ sơ này được.
Câu hỏi thường gặp
Giấy in ở konbini có giá trị như giấy ở city hall không?
Có. Đây là bản chính thức do hệ thống của thành phố cấp, in trên giấy có yếu tố chống giả và có mã kiểm tra. Các cơ quan, ngân hàng và công ty đều nhận bình thường.
Chuyển thành phố rồi có lấy được giấy của nơi cũ không?
Với giấy chứng nhận thu nhập và thuế thì tùy thành phố có hỗ trợ hay không. Nhiều nơi chỉ cấp giấy cho người đang cư trú. Trường hợp không lấy được ở máy, bạn phải xin qua bưu điện từ thành phố cũ.
Nhập sai PIN thì làm sao?
Máy cho vài lần thử. Sai quá số lần cho phép thì thẻ bị khóa và bạn phải mang thẻ cùng giấy tờ tùy thân ra city hall để đặt lại mã. Việc này miễn phí nhưng mất một chuyến đi.
Có in được giấy cho người nhà không?
Không. Máy chỉ cấp giấy cho chính chủ thẻ đang đặt trên khay. Muốn lấy giấy của người khác thì người đó phải tự ra máy với thẻ của họ, hoặc làm thủ tục ủy quyền tại city hall.
Bài viết mang tính tham khảo, cập nhật tháng 8/2026. Loại giấy cấp được, phí và giờ phục vụ khác nhau giữa các địa phương và chuỗi cửa hàng. Hãy kiểm tra trang chính thức của city hall nơi bạn cư trú.
Bài viết liên quan
Thủ tục hành chính Đổi hộ chiếu ở Việt Nam: suýt kẹt lại vì thiếu định danh mức 2
Thủ tục hành chính Sinh con ở Nhật xong đừng vội về nhà: 5 thủ tục kẻo mất tiền
Thủ tục hành chính Mẹ đơn thân ở Nhật nhận trợ cấp bao nhiêu một tháng?
Thủ tục hành chính