Thanh Nguyen 
Làm thẻ My Number mất khoảng một tháng từ lúc nộp hồ sơ tới lúc cầm được thẻ, và bạn phải tự tới city hall nhận. Bù lại, có thẻ rồi thì lấy giấy tờ ở konbini, khai thuế online và dùng thẻ thay thẻ bảo hiểm y tế đều làm được.
Bài này đi qua ba cách nộp hồ sơ, thứ cần chuẩn bị, và bước gắn bảo hiểm y tế vào thẻ mà nhiều người bỏ qua. Tổng quan về My Number nằm ở bài My Number là gì.
Chuẩn bị gì trước khi nộp?
- Giấy thông báo số My Number hoặc mã đăng ký kèm theo. Mất giấy thì xin lại tại city hall.
- Ảnh thẻ nền trơn, chụp trong vòng 6 tháng, không đội mũ, không kính râm. Chụp bằng điện thoại cũng được nếu nộp online, nhưng phải đúng khung.
- Thẻ cư trú (在留カード) để đối chiếu thông tin.
- Nghĩ trước hai mã PIN: mã 4 chữ số cho thao tác thường, và mã dài hơn cho chữ ký điện tử.
Ba cách nộp hồ sơ
- Nộp online bằng điện thoại — cách nhanh nhất. Quét mã QR trên giấy thông báo, chụp ảnh thẻ bằng chính điện thoại, điền thông tin và gửi.
- Gửi bưu điện — điền vào mẫu đơn kèm theo giấy thông báo, dán ảnh thẻ, bỏ vào phong bì có sẵn và gửi đi.
- Làm trực tiếp tại city hall — một số nơi có dịch vụ chụp ảnh và hỗ trợ điền đơn tại chỗ. Phù hợp nếu bạn chưa tự tin tiếng Nhật.
Có nơi cho phép nhận thẻ qua bưu điện nếu bạn hoàn tất xác minh khi nộp hồ sơ, nhưng phổ biến hơn vẫn là tự tới nhận.
Nhận thẻ
- Khoảng một tháng sau, city hall gửi giấy hẹn nhận thẻ về địa chỉ của bạn.
- Nhiều nơi yêu cầu đặt lịch trước qua mạng hoặc điện thoại. Không đặt lịch có thể phải quay về.
- Mang theo: giấy hẹn, thẻ cư trú, giấy thông báo số My Number cũ để nộp lại.
- Tại quầy bạn sẽ đặt mã PIN ngay trên máy. Ghi nhớ kỹ, nhập sai nhiều lần là thẻ bị khóa và phải quay lại city hall mở.
Việc nhận thẻ thường yêu cầu chính chủ tới. Trẻ nhỏ thì đi cùng người giám hộ.
Gắn bảo hiểm y tế vào thẻ
Đây là bước riêng, không tự động có khi bạn nhận thẻ. Ba cách làm:
- Trên ứng dụng điện thoại — mở ứng dụng chính thức, quét chip thẻ, chọn mục đăng ký bảo hiểm y tế.
- Tại máy đọc thẻ ở quầy lễ tân bệnh viện hoặc hiệu thuốc có hỗ trợ, làm ngay lần khám đầu tiên.
- Tại city hall hoặc một số quầy dịch vụ công.
Sau khi gắn, khi đi khám bạn quét thẻ tại máy ở quầy tiếp tân thay vì đưa thẻ bảo hiểm giấy. Một lợi ích ít người biết: thông tin chi phí y tế được ghi nhận tự động, giúp việc khai khấu trừ chi phí y tế lúc quyết toán thuế nhẹ đi nhiều.
Đổi việc, chuyển nhà thì sao?
- Chuyển nhà: cập nhật địa chỉ in trên thẻ tại city hall nơi mới, làm cùng lúc với đơn chuyển đến.
- Đổi việc: thông tin bảo hiểm gắn với thẻ được cập nhật theo hồ sơ bảo hiểm mới, bạn không phải gắn lại từ đầu. Nhưng nên kiểm tra lại sau vài tuần bằng ứng dụng để chắc chắn.
- Gia hạn visa: nhớ ra city hall gia hạn thẻ My Number, vì thời hạn thẻ của người nước ngoài thường gắn với thời hạn tư cách lưu trú.
Câu hỏi thường gặp
Làm thẻ My Number có mất tiền không?
Lần cấp đầu tiên thường miễn phí. Cấp lại do mất hoặc hỏng thì có phí, mức phí do từng địa phương quy định. Vì vậy giữ thẻ cẩn thận và không mang theo người khi không cần dùng.
Mất giấy thông báo số My Number thì xin thẻ thế nào?
Bạn vẫn xin được. Tới city hall trình bày, họ sẽ cấp lại giấy hoặc hướng dẫn nộp đơn bằng mẫu khác. Mang theo thẻ cư trú để đối chiếu thông tin.
Không gắn bảo hiểm vào thẻ có sao không?
Bạn vẫn khám bệnh được bằng giấy tờ bảo hiểm hiện có, nhưng hệ thống đang chuyển dần sang dùng thẻ My Number. Gắn sớm giúp tránh rắc rối khi thẻ bảo hiểm cũ hết hiệu lực, và tiện khi khai khấu trừ chi phí y tế.
Quên mã PIN thì làm sao?
Ra city hall mang theo thẻ và giấy tờ tùy thân để đặt lại mã. Việc này miễn phí nhưng phải đi lại, nên tốt nhất là ghi mã ở nơi an toàn ngay từ đầu, tách rời khỏi chỗ cất thẻ.
Bài viết mang tính tham khảo, cập nhật tháng 8/2026. Quy trình cấp thẻ, phí và cách đăng ký bảo hiểm khác nhau giữa các địa phương và thay đổi theo thời gian. Hãy kiểm tra hướng dẫn của city hall nơi bạn cư trú.
Bài viết liên quan
Thủ tục hành chính Đổi hộ chiếu ở Việt Nam: suýt kẹt lại vì thiếu định danh mức 2
Thủ tục hành chính Sinh con ở Nhật xong đừng vội về nhà: 5 thủ tục kẻo mất tiền
Thủ tục hành chính Mẹ đơn thân ở Nhật nhận trợ cấp bao nhiêu một tháng?
Thủ tục hành chính