Thanh Nguyen 
Inkan touroku (印鑑登録) là thủ tục đăng ký con dấu của bạn với city hall, biến nó thành jitsuin — con dấu có hiệu lực pháp lý. Làm xong bạn nhận về một thẻ đăng ký, và từ đó xin được giấy chứng nhận con dấu khi cần ký hợp đồng lớn.
Thủ tục thường xong trong một buổi nếu mang đủ giấy tờ và con dấu hợp lệ. Cách chọn con dấu nằm ở bài con dấu ở Nhật.
Điều kiện và giấy tờ
- Có đăng ký cư trú tại thành phố đó, và thường phải đủ 15 tuổi trở lên.
- Con dấu hợp lệ — đúng kích thước quy định, nét rõ, nội dung khớp tên trong hồ sơ cư trú, không phải dấu cao su.
- Thẻ cư trú (在留カード) hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh.
- Phí đăng ký — vài trăm yên, tùy địa phương.
Không có giấy tờ tùy thân có ảnh thì quy trình dài hơn: city hall gửi thư xác nhận về địa chỉ của bạn, bạn mang thư đó quay lại lần hai. Vì vậy nhớ mang thẻ cư trú để làm gọn trong một lần.
Các bước tại city hall
- 1. Tới quầy đăng ký con dấu (印鑑登録の窓口), lấy mẫu đơn.
- 2. Điền họ tên, địa chỉ, ngày sinh đúng như trong hồ sơ cư trú.
- 3. Nộp đơn kèm con dấu và thẻ cư trú. Nhân viên kiểm tra con dấu có đạt quy định không.
- 4. Đóng phí và nhận thẻ đăng ký con dấu (印鑑登録証).
Con dấu bị từ chối là chuyện có thật — thường vì quá nhỏ, quá lớn, nét mờ, hoặc nội dung khắc không khớp tên trong hồ sơ. Nếu bị từ chối, bạn phải khắc con khác rồi quay lại.
Thẻ đăng ký con dấu — giữ như giữ tiền
Thẻ này là thứ dùng để xin giấy chứng nhận con dấu về sau. Ba điều cần nhớ:
- Không để chung với con dấu. Ai có cả hai thứ gần như có thể thay bạn thực hiện giao dịch lớn.
- Mất thẻ thì báo city hall ngay để hủy và cấp lại.
- Ai có thẻ cũng xin được giấy chứng nhận ở nhiều nơi — đây chính là lý do phải cất kỹ.
Xin giấy chứng nhận con dấu
- Tại quầy city hall — mang thẻ đăng ký con dấu, lấy ngay trong ngày, phí vài trăm yên.
- Tại máy in ở konbini bằng thẻ My Number nếu thành phố hỗ trợ — nhanh và rẻ hơn, xem cách lấy giấy tờ tại konbini.
Nơi nhận hồ sơ thường yêu cầu giấy được cấp trong vòng 3 tháng, nên xin sát ngày ký hợp đồng.
Chuyển nhà và hủy đăng ký
- Chuyển sang thành phố khác: đăng ký cũ mất hiệu lực. Phải đăng ký lại ở nơi mới, và thường được cấp thẻ đăng ký mới.
- Chuyển trong cùng thành phố: đăng ký vẫn giữ, chỉ cập nhật địa chỉ.
- Về nước hẳn: khi nộp đơn chuyển đi, đăng ký con dấu cũng chấm dứt theo.
- Muốn đổi sang con dấu khác: làm thủ tục hủy đăng ký cũ rồi đăng ký con mới.
Câu hỏi thường gặp
Đăng ký con dấu mất bao lâu?
Nếu mang đủ thẻ cư trú và con dấu hợp lệ thì thường xong trong một buổi, khoảng 20 tới 30 phút kể cả chờ. Trường hợp không có giấy tờ tùy thân có ảnh thì phải chờ thư xác nhận gửi về nhà rồi quay lại lần hai, mất khoảng một tuần.
Đăng ký được mấy con dấu?
Mỗi người chỉ đăng ký được một con dấu tại một thời điểm. Muốn đổi thì phải hủy đăng ký con cũ trước. Cũng không được dùng chung một con dấu cho hai người, kể cả vợ chồng.
Nhờ người khác đi đăng ký hộ được không?
Được nhưng phức tạp hơn: cần giấy ủy quyền theo mẫu, và city hall thường gửi thư xác nhận về địa chỉ của chính chủ rồi mới hoàn tất. Thủ tục kéo dài thêm vài ngày, nên tự đi vẫn nhanh hơn.
Mất thẻ đăng ký con dấu có nguy hiểm không?
Có. Ở nhiều địa phương, người cầm thẻ này có thể xin được giấy chứng nhận con dấu của bạn. Kết hợp với con dấu thật thì rủi ro rất lớn. Mất thẻ hãy báo city hall ngay để hủy đăng ký và làm lại.
Bài viết mang tính tham khảo, cập nhật tháng 8/2026. Điều kiện, phí và quy trình khác nhau giữa các địa phương. Hãy kiểm tra trang chính thức của city hall nơi bạn cư trú trước khi đi.
Bài viết liên quan
Thủ tục hành chính Đổi hộ chiếu ở Việt Nam: suýt kẹt lại vì thiếu định danh mức 2
Thủ tục hành chính Sinh con ở Nhật xong đừng vội về nhà: 5 thủ tục kẻo mất tiền
Thủ tục hành chính Mẹ đơn thân ở Nhật nhận trợ cấp bao nhiêu một tháng?
Thủ tục hành chính