Hộ chiếu cho con sinh ở Nhật: khai sinh trước, hộ chiếu sau

Hộ chiếu cho con sinh ở Nhật chỉ làm được sau khi đứa trẻ đã có giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật cấp. Nghĩa là thứ tự bắt buộc: khai sinh ở city hall Nhật, xin tư cách lưu trú cho con, đăng ký khai sinh tại Đại sứ quán, rồi mới xin hộ chiếu. Nhảy bước là bị trả hồ sơ.

Bài này xếp lại toàn bộ chuỗi việc theo đúng thứ tự và mốc thời gian, kèm phần khó nhất trong thực tế: ảnh thẻ nền trắng cho trẻ sơ sinh.

Thứ tự làm hộ chiếu cho con sinh ở Nhật

Bốn bước, hai bên cơ quan Nhật và cơ quan Việt Nam xen kẽ nhau:

Khai sinh tại city hall Nhật (出生届) trong vòng 14 ngày kể từ ngày sinh. Xin luôn giấy chứng sinh và bản xác nhận đã tiếp nhận khai sinh.
Xin tư cách lưu trú cho con tại cục xuất nhập cảnh — trẻ sinh ở Nhật không có quốc tịch Nhật phải xin trong vòng 30 ngày kể từ ngày sinh nếu ở lại Nhật quá 60 ngày.
Đăng ký khai sinh tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán để có giấy khai sinh Việt Nam.
Xin hộ chiếu lần đầu cho con tại chính cơ quan đại diện đó.

Hai bước đầu có mốc ngày rất chặt và đã viết riêng trong bài sinh con ở Nhật. Phần quốc tịch của con — mang quốc tịch Việt Nam, Nhật hay cả hai — xem quốc tịch con sinh ở Nhật, vì nó quyết định con có làm hộ chiếu Việt Nam hay không.

Đăng ký khai sinh tại Đại sứ quán: hồ sơ cần gì

Theo mục thủ tục cấp giấy khai sinh trên trang Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, hồ sơ gồm:

Tờ khai và phiếu đề nghị — khai qua mã QR hoặc đường dẫn Đại sứ quán cung cấp.
Giấy chứng sinh bản gốc (出生証明書) kèm bản dịch công chứng sang tiếng Việt.
Giấy chứng nhận kết hôn, hoặc trích lục ghi chú kết hôn nếu cha mẹ đăng ký kết hôn ở nước ngoài.
Juuminhyou bản gốc của cha mẹ.
Bản photo thẻ cư trú và trang 2–3 hộ chiếu của cha mẹ.
Thỏa thuận lựa chọn quốc tịch nếu cha hoặc mẹ là người nước ngoài.

Giấy tờ tiếng Nhật trong hồ sơ phải dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch. Đây là khâu tốn thời gian nhất, nên đặt dịch ngay sau khi có giấy chứng sinh. Người yêu cầu đăng ký khai sinh phải có mặt tại cơ quan đại diện để ký vào sổ hộ tịch — không nhờ người khác đi thay khâu này.

Juuminhyou của cha mẹ nên lấy bản mới. Có thẻ My Number thì in juuminhyou ở konbini nhanh hơn ra city hall.

Hồ sơ xin hộ chiếu lần đầu cho con

Có giấy khai sinh Việt Nam rồi thì phần hộ chiếu gọn hơn nhiều:

Tờ khai xin cấp hộ chiếu — khai trên máy, in ra, ký tên. Trẻ chưa tự ký thì cha mẹ khai và ký thay theo hướng dẫn của quầy.
02 ảnh màu nền trắng, cỡ 3,5 x 4,5 cm hoặc 4 x 6 cm, chụp cân đối, đầy đủ khuôn mặt.
Bản sao hoặc bản chụp giấy khai sinh / trích lục khai sinh (mang bản chính để đối chiếu) — áp dụng cho trẻ chưa đủ 14 tuổi.
Bản dịch công chứng sang tiếng Việt của giấy chứng sinh nếu giấy tờ gốc là tiếng Nhật.

Điểm quan trọng: với trẻ mới sinh tại Nhật, giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh dùng để xin hộ chiếu phải do cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật cấp. Giấy khai sinh Nhật kèm bản dịch không thay thế được ở bước này — đó là lý do phải đăng ký khai sinh trước.

Hộ chiếu phổ thông cho trẻ dưới 14 tuổi có thời hạn 5 năm, không phải 10 năm như người lớn. Sau này hết hạn thì làm lại theo hồ sơ thường, xem bài cấp lại hộ chiếu ở Nhật.

Ảnh thẻ nền trắng cho trẻ sơ sinh

Máy chụp ảnh tự động ở nhà ga gần như không dùng được cho trẻ sơ sinh vì bé không tự ngồi và không nhìn máy. Cách nhiều bố mẹ làm:

Trải khăn hoặc ga trắng phẳng, đặt bé nằm ngửa, chụp từ trên xuống, tránh bóng đổ lên mặt.
Chụp lúc bé thức và no, mắt mở, miệng khép tự nhiên, không có núm ti hay tay che mặt.
Không để tay người giữ lọt vào khung — đây là lỗi hay bị nhắc nhất.
Xoá phông về nền trắng rồi cắt cỡ 3,5 x 4,5 cm hoặc 4 x 6 cm bằng app ảnh thẻ, in ở konbini khoảng 200 yên.
In dư một bộ. Cùng lúc bạn còn cần ảnh cho các thủ tục khác của con.

Với trẻ mới sinh, gia đình được uỷ quyền cho người khác thay mặt làm thủ tục tại cơ quan đại diện, kèm giấy uỷ quyền nêu rõ hoàn cảnh và số điện thoại liên hệ. Đây là cách để mẹ mới sinh không phải bế con lên tận Tokyo.

Nộp ở đâu và các mốc nên nhớ

Nộp trực tiếp tại Đại sứ quán ở 50-11 Motoyoyogi-cho, Shibuya-ku, Tokyo 151-0062 (phòng lãnh sự 03-3466-3311 / 3313 / 3314, email vnconsular@vnembassy.jp), hoặc Tổng lãnh sự quán Osaka (4-2-15 Ichinocho Higashi, Sakai-ku, Sakai-shi) và Fukuoka (4F Aqua Hakata, 5-3-8 Nakasu, Hakata-ku).

Bảng mốc thời gian để không trễ hạn nào:

14 ngày — khai sinh tại city hall Nhật.
30 ngày — xin tư cách lưu trú cho con tại cục xuất nhập cảnh, nếu con ở Nhật quá 60 ngày.
Sau đó — đăng ký khai sinh tại cơ quan đại diện Việt Nam, rồi xin hộ chiếu. Hai việc này làm được trong cùng một chuyến nếu hồ sơ đủ, nhưng hãy gọi hỏi trước.

Trong lúc chờ, đừng quên phần trợ cấp: jidou teate và đăng ký nhà trẻ có mốc riêng, nộp muộn là mất tiền của tháng đó.

Lệ phí lãnh sự quy định bằng đô la Mỹ theo Thông tư 15/VBHN-BTC ngày 21/6/2022 rồi quy đổi sang yên theo tỷ giá hiện hành, nên số tiền không cố định — xem biểu phí niêm yết tại phòng tiếp khách hoặc trên website trước khi đi. Danh mục hồ sơ cũng có thể thay đổi, và mỗi gia đình mỗi hoàn cảnh, nên hãy kiểm tra lại với cơ quan đại diện nơi bạn nộp.

Đọc thêm

Câu hỏi thường gặp

Con sinh ở Nhật có làm hộ chiếu Việt Nam ngay được không?

Không làm ngay được. Hộ chiếu Việt Nam cho trẻ sinh tại Nhật cần giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật cấp, nên phải đăng ký khai sinh tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán trước. Trước đó nữa là khai sinh ở city hall Nhật trong 14 ngày và xin tư cách lưu trú cho con trong 30 ngày.

Giấy khai sinh Nhật dịch công chứng có xin hộ chiếu được không?

Không thay thế được giấy khai sinh Việt Nam. Bản dịch công chứng của giấy chứng sinh là một phần hồ sơ, nhưng giấy khai sinh hoặc trích lục dùng để xin hộ chiếu phải do cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật cấp. Vì vậy hãy đặt dịch công chứng sớm để làm bước đăng ký khai sinh, rồi mới xin hộ chiếu.

Hộ chiếu của trẻ có thời hạn bao lâu?

Hộ chiếu phổ thông Việt Nam cấp cho trẻ dưới 14 tuổi có thời hạn 5 năm, ngắn hơn mức 10 năm của người từ 14 tuổi trở lên, và không gia hạn được. Khi hết hạn thì làm cấp mới theo hồ sơ thông thường. Lưu ý mặt ngày hết hạn nếu gia đình có kế hoạch về Việt Nam, vì nhiều chuyến bay yêu cầu hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng.

Mẹ mới sinh không đi được thì ai làm thủ tục cho con?

Với các trường hợp khó khăn như phụ nữ mang thai, người đang bệnh, trẻ mới sinh, cơ quan đại diện cho phép uỷ quyền cho người khác thay mặt làm thủ tục, kèm giấy uỷ quyền nêu rõ hoàn cảnh và số điện thoại liên hệ. Riêng khâu đăng ký khai sinh thì người yêu cầu phải có mặt để ký vào sổ hộ tịch, nên hãy gọi hỏi phòng lãnh sự trước để sắp xếp.

Ảnh thẻ cho trẻ sơ sinh chụp thế nào cho đúng?

Đặt bé nằm trên khăn trắng phẳng, chụp từ trên xuống lúc bé thức, mắt mở, mặt không bị tay người giữ hay núm ti che. Sau đó xoá phông về nền trắng và cắt cỡ 3,5 x 4,5 cm hoặc 4 x 6 cm bằng app ảnh thẻ, in ở konbini khoảng 200 yên. In dư một bộ vì các thủ tục khác của con cũng cần ảnh.

Thủ tục hành chính