Mất hộ chiếu ở Nhật: trình báo cảnh sát rồi xin cấp lại

Mất hộ chiếu ở Nhật thì việc đầu tiên là ra cảnh sát trình báo để lấy giấy báo mất, sau đó nộp hồ sơ cấp lại tại Đại sứ quán Việt Nam ở Tokyo hoặc Tổng lãnh sự quán Osaka, Fukuoka. Hồ sơ mất hộ chiếu nhiều giấy tờ hơn trường hợp hết hạn: ngoài tờ khai và ảnh, bạn cần giấy báo cảnh sát, giấy xác nhận nhân sự có dấu đỏ, lý lịch tự khai và giấy chứng nhận đang làm việc hoặc học tập.

Bài này đi theo đúng thứ tự việc phải làm, kể cả phần rắc rối nhất mà nhiều người bỏ qua: tư cách lưu trú và thẻ cư trú sau khi mất hộ chiếu.

Mất hộ chiếu ở Nhật thì làm gì trước

Thứ tự đúng là cảnh sát trước, Đại sứ quán sau. Đại sứ quán yêu cầu giấy báo cảnh sát trong hồ sơ, nên đi ngược thứ tự là mất công.

• Ra kōban hoặc đồn cảnh sát gần nhất khai mất (遺失届). Nếu nghi bị lấy cắp thì khai trộm (盗難届).
• Lấy số thụ lý (受理番号) và giấy xác nhận đã trình báo. Đây là giấy Đại sứ quán cần.
• Mất ở sân bay, trên tàu, ở khách sạn thì báo luôn quầy đồ thất lạc của nơi đó, nhưng vẫn phải trình báo cảnh sát.
• Mất chung cả ví thì khai luôn cả thẻ cư trú, thẻ My Number, thẻ ngân hàng trong cùng lần trình báo.

Đi trình báo mang theo giấy tờ tùy thân còn lại: thẻ cư trú, thẻ bảo hiểm, giấy phép lái xe. Không nhớ số hộ chiếu cũ cũng không sao, nhưng nhớ được thì nhanh hơn — đây là lý do nên chụp sẵn trang 2 hộ chiếu lưu trong điện thoại.

Hồ sơ cấp lại hộ chiếu do mất

Theo mục thủ tục hộ chiếu bị mất trên trang Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, bộ hồ sơ gồm:

• Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ.
• Tờ khai online — khai trên hệ thống của Đại sứ quán rồi in ra.
• 02 ảnh màu nền trắng, cỡ 3,5 x 4,5 cm hoặc 4 x 6 cm.
• Giấy xác nhận nhân sự có dấu đỏ — do công ty hoặc trường xác nhận.
• Giấy báo cảnh sát về việc mất hộ chiếu.
• Lý lịch tự khai.
• Giấy chứng nhận đang làm việc hoặc đang học tập.

So với trường hợp hết hạn, bạn mất thêm ba giấy phải nhờ bên thứ ba: xác nhận nhân sự, chứng nhận làm việc hoặc học tập, và giấy cảnh sát. Nhờ công ty hoặc trường thì thường mất vài ngày, nên xin sớm ngay sau khi trình báo. Trường hợp hộ chiếu vẫn còn nhưng bị hỏng, ướt, mất trang thì hồ sơ khác nữa: nộp hộ chiếu hỏng kèm bản photo, juuminhyou bản gốc và bản photo thẻ cư trú — gần với cấp lại hộ chiếu ở Nhật khi hết hạn hơn.

Nộp ở đâu, mất bao lâu

Nộp trực tiếp tại Đại sứ quán ở 50-11 Motoyoyogi-cho, Shibuya-ku, Tokyo 151-0062 (điện thoại phòng lãnh sự 03-3466-3311 / 3313 / 3314, email vnconsular@vnembassy.jp), hoặc Tổng lãnh sự quán tại Osaka và Fukuoka nếu bạn ở gần hơn.

Hai điểm cần nhớ về cách nộp và nhận:

• Không nộp hồ sơ qua bưu điện. Công dân phải đến trực tiếp. Chỉ khi nhận hộ chiếu mới được chọn qua bưu điện, và trả thêm phí chuyển phát.
• Trường hợp khó khăn như người đang bệnh, phụ nữ mang thai, trẻ mới sinh thì được uỷ quyền cho người khác, kèm giấy uỷ quyền nêu rõ hoàn cảnh và số điện thoại liên hệ.

Hồ sơ mất hộ chiếu phải xác minh nhiều hơn hồ sơ hết hạn, nên đừng tính chuyện lấy ngay trong ngày như khi cấp đổi. Hỏi rõ tại quầy thời gian dự kiến, và nếu bạn có vé bay gần thì nói ngay lúc nộp.

Về lệ phí: mức thu được quy định bằng đô la Mỹ theo Thông tư 15/VBHN-BTC ngày 21/6/2022 rồi quy đổi ra yên theo tỷ giá hiện hành, nên số tiền cụ thể không cố định. Biểu phí niêm yết tại phòng tiếp khách và trên website Đại sứ quán — xem trước rồi mang tiền mặt.

Mất hộ chiếu thì tư cách lưu trú có sao không

Tư cách lưu trú của bạn không mất theo hộ chiếu. Thẻ cư trú (在留カード) là giấy tờ chứng minh tư cách lưu trú khi bạn đang ở Nhật, nên mất hộ chiếu không có nghĩa là mất visa.

Nhưng có mấy chỗ vướng thật sự:

• Con dấu cấp phép nằm trong hộ chiếu cũ. Dấu nhập cảnh và dấu cấp phép làm thêm ngoài tư cách (資格外活動許可) mất cùng hộ chiếu. Nếu đang làm baito bằng giấy phép đó, hỏi cục xuất nhập cảnh nơi bạn ở xem cần bổ sung gì.
• Chuyến bay sắp tới. Không có hộ chiếu thì không xuất cảnh được. Có vé rồi thì đừng chờ, nộp hồ sơ ngay và nói rõ mốc thời gian.
• Xin tái nhập cảnh đặc biệt. Khi ra khỏi Nhật bằng hộ chiếu mới, cách xử lý phần tư cách lưu trú nên xác nhận trước với cục xuất nhập cảnh, đừng đoán.

Số điện thoại tổng đài hỗ trợ người nước ngoài của cơ quan xuất nhập cảnh là 0570-011000, có hỗ trợ nhiều ngôn ngữ — gọi hỏi trước khi mua vé hay đặt lịch.

Mất luôn thẻ cư trú thì phải khai báo trong 14 ngày

Đây là phần dễ bị bỏ sót vì người ta lo hộ chiếu quên thẻ. Mất thẻ cư trú thì phải xin cấp lại tại cục xuất nhập cảnh nơi cư trú trong vòng 14 ngày kể từ khi biết mất, và hồ sơ cần giấy chứng nhận đã trình báo cảnh sát. Vì vậy lần trình báo đầu tiên hãy khai luôn cả thẻ, khỏi phải đi lại lần hai.

Các thẻ khác mất cùng ví thì xử lý song song:

• Thẻ My Number — khoá thẻ qua tổng đài rồi xin cấp lại ở city hall, xem các bước khi mất thẻ My Number.
• Thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng — gọi khoá ngay, không chờ.
• Thẻ bảo hiểm y tế — báo city hall hoặc bộ phận bảo hiểm của công ty. Danh sách việc ở city hall xem trong bài thủ tục ở city hall Nhật.

Cách phòng cho lần sau

• Chụp trang 2 hộ chiếu và mặt trước thẻ cư trú, lưu vào album có mật khẩu hoặc cloud riêng.
• Ghi lại số hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp ở một nơi khác — mất điện thoại cùng ví thì ảnh trong máy cũng không cứu được.
• Không mang hộ chiếu ra ngoài hằng ngày. Ở Nhật thẻ cư trú là giấy tờ phải mang theo, hộ chiếu thì để nhà.
• Lưu số phòng lãnh sự và số tổng đài xuất nhập cảnh vào danh bạ.

Danh mục hồ sơ và lệ phí có thể thay đổi. Trước khi đi, kiểm tra lại trên trang Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán nơi bạn nộp, và với phần tư cách lưu trú thì hỏi cục xuất nhập cảnh — đó mới là nơi có thẩm quyền trả lời.

Bài viết liên quan

Thủ tục hành chính

Đổi hộ chiếu ở Việt Nam: suýt kẹt lại vì thiếu định danh mức 2

Thanh Nguyen 7 phút

Thủ tục hành chính

Sinh con ở Nhật xong đừng vội về nhà: 5 thủ tục kẻo mất tiền

Thanh Nguyen 6 phút

Thủ tục hành chính

Mẹ đơn thân ở Nhật nhận trợ cấp bao nhiêu một tháng?

Thanh Nguyen 6 phút

Thủ tục hành chính

1 tháng đầu sau sinh ở Nhật: 7 thủ tục quên là mất quyền lợi

Thanh Nguyen 7 phút