Thủ tục ở city hall Nhật: 12 việc người Việt hay phải làm

Thủ tục city hall Nhật — 役所 (yakusho) hoặc 市役所/区役所 — là nơi bạn sẽ quay lại nhiều lần trong suốt thời gian sống tại Nhật. Đăng ký cư trú, bảo hiểm, hưu trí, con dấu, giấy tờ chứng nhận, trợ cấp trẻ em: gần như mọi việc hành chính đời thường đều xử lý ở đây.

Bài này liệt kê 12 việc người Việt hay phải làm nhất, giấy tờ cần mang theo và vài mẹo để không mất cả buổi ngồi chờ.

Mang gì khi tới city hall?

Có bốn thứ nên luôn mang theo, gần như việc nào cũng dùng tới:

Thẻ cư trú (在留カード) — giấy tờ tùy thân bắt buộc.
Thẻ My Number hoặc giấy thông báo số My Number.
Con dấu (印鑑) — nhiều thủ tục nay ký tên được, nhưng mang theo cho chắc.
Thẻ bảo hiểm y tế và sổ ngân hàng nếu việc liên quan tới tiền.

12 việc hay phải làm nhất

1. Đăng ký chuyển đến (転入届) — trong vòng 14 ngày kể từ khi tới nơi ở mới. Đây là thủ tục gốc, chưa làm thì không làm được các việc khác.
2. Đăng ký chuyển đi (転出届) — khi rời thành phố hiện tại, lấy giấy để nộp cho nơi mới.
3. Đổi địa chỉ trong cùng thành phố (転居届) — cũng trong 14 ngày.
4. Đăng ký bảo hiểm y tế quốc dân — khi không tham gia bảo hiểm công ty, hoặc ngay sau khi nghỉ việc.
5. Đăng ký hoặc xin hoãn hưu trí quốc dân — sinh viên và người thu nhập thấp có chế độ hoãn đóng, phải chủ động nộp đơn.
6. Nhận và kích hoạt thẻ My Number, đặt mã PIN, gắn thông tin bảo hiểm y tế vào thẻ.
7. Đăng ký con dấu (印鑑登録) — cần khi mua xe, ký hợp đồng lớn, mua nhà.
8. Xin các loại giấy chứng nhận — juuminhyou, giấy chứng nhận thu nhập, giấy chứng nhận nộp thuế, giấy chứng nhận con dấu.
9. Khai thu nhập (住民税申告) — bắt buộc nếu bạn không đi làm công ty hoặc thu nhập bằng 0, để được xét giảm phí bảo hiểm.
10. Đăng ký kết hôn, khai sinh cho con — kèm thủ tục xin trợ cấp trẻ em và đăng ký nhà trẻ.
11. Xin xét giảm phí bảo hiểm hoặc giãn nộp thuế khi thu nhập giảm đột ngột.
12. Chỉ định người đại diện nộp thuế (納税管理人) trước khi về nước hẳn.

Việc số 1 và số 2 là gốc rễ: mọi thứ khác đều dựa trên địa chỉ đăng ký cư trú của bạn. Chi tiết nằm ở bài thủ tục chuyển nhà ở Nhật.

Giờ mở cửa và mẹo tránh chờ lâu

Giờ làm việc thường là khoảng 8:30 tới 17:15, nghỉ thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ. Nhiều nơi có buổi mở cửa muộn hoặc mở cửa ngày nghỉ định kỳ trong tháng — tra trên trang của city hall trước khi đi.
Tránh đầu tháng 4 và cuối tháng 3 — mùa chuyển nhà của cả nước, có nơi chờ vài tiếng.
Tránh thứ Hai, ngày sau kỳ nghỉ dài và giờ nghỉ trưa. Đi giữa tuần vào buổi chiều sớm là dễ chịu nhất.
Chuẩn bị trước ở nhà: nhiều mẫu đơn tải được trên trang của city hall, điền sẵn thì tiết kiệm được nửa thời gian.

Không biết tiếng Nhật thì làm sao?

Nhiều city hall ở khu vực đông người nước ngoài có thông dịch theo lịch cố định hoặc qua điện thoại ba bên. Gọi hỏi trước để chọn đúng ngày.
Mang theo giấy ghi sẵn việc cần làm bằng tiếng Nhật — chỉ cần đưa cho quầy tiếp nhận là họ chỉ đúng chỗ.
Dùng ứng dụng dịch trên điện thoại. Nhân viên đã quen với việc này, không có gì ngại.
Với việc quan trọng như đăng ký kết hôn, khai sinh hay hồ sơ trợ cấp, nên nhờ người biết tiếng đi cùng.

Giấy tờ nên xin sẵn và giữ lại

住民票 (juuminhyou) — giấy chứng nhận cư trú, dùng khi thuê nhà, mua xe, làm hồ sơ visa.
課税証明書 / 納税証明書 — giấy chứng nhận thu nhập và chứng nhận nộp thuế, cần khi xin vĩnh trú, bảo lãnh người nhà, vay ngân hàng.
印鑑証明書 — giấy chứng nhận con dấu, cần khi ký hợp đồng lớn.

Các giấy này thường có phí vài trăm yên mỗi bản và có thời hạn sử dụng, nên xin đúng lúc cần chứ không xin sẵn quá sớm. Nếu đã có thẻ My Number, phần lớn giấy tờ trên lấy được ngay tại máy in ở konbini mà không cần tới city hall.

Hộ chiếu hết hạn không phải việc của city hall — ở city hall bạn chỉ xin juuminhyou, phần còn lại nộp tại Đại sứ quán. Hồ sơ và quy trình xem trong bài cấp lại hộ chiếu ở Nhật.

Mất hộ chiếu thì city hall không giải quyết được — việc đó thuộc Đại sứ quán, và phải trình báo cảnh sát trước. Chi tiết ở bài mất hộ chiếu ở Nhật.

Đọc thêm

Câu hỏi thường gặp

Thủ tục ở city hall có mất phí không?

Các thủ tục đăng ký như chuyển đến, chuyển đi, đăng ký bảo hiểm thường miễn phí. Chỉ các loại giấy chứng nhận mới thu phí, thường là vài trăm yên một bản. Lấy giấy tại máy in ở konbini bằng thẻ My Number thường rẻ hơn lấy tại quầy.

Có thể nhờ người khác đi làm thủ tục hộ không?

Nhiều thủ tục cho phép ủy quyền, nhưng phải có giấy ủy quyền theo mẫu kèm giấy tờ tùy thân của cả hai người. Một số việc như đăng ký con dấu hay nhận thẻ My Number thì bắt buộc chính chủ tới. Hãy gọi hỏi trước để khỏi đi hai lần.

City hall và ward office khác nhau không?

Về bản chất là giống nhau, chỉ khác cấp hành chính. Các thành phố lớn chia thành quận nên bạn tới ward office của quận mình; nơi khác thì tới city hall của thành phố hoặc town office của thị trấn. Việc bạn cần làm và giấy tờ mang theo về cơ bản như nhau.

Quên làm thủ tục đúng hạn thì sao?

Đa số thủ tục vẫn làm được sau hạn, nhưng có thể bị hỏi lý do và một số trường hợp có chế tài. Quan trọng hơn là hệ quả dây chuyền: chưa đăng ký cư trú thì không đăng ký được bảo hiểm, không nhận được giấy tờ, ảnh hưởng cả hồ sơ visa sau này.

Bài viết mang tính tham khảo, cập nhật tháng 8/2026. Quy trình, phí và dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ khác nhau giữa các địa phương. Hãy kiểm tra trang chính thức của city hall nơi bạn cư trú hoặc gọi điện hỏi trước khi đi.

đăng ký cư trú ở Nhật giấy tờ hành chính Nhật juuminhyou My Number thẻ cư trú Nhật Bản thủ tục city hall Nhật

Thủ tục hành chính