Cấp lại hộ chiếu ở Nhật: hồ sơ, ảnh thẻ và lấy trong ngày

Cấp lại hộ chiếu ở Nhật làm trực tiếp tại Đại sứ quán Việt Nam ở Tokyo hoặc hai Tổng lãnh sự quán Osaka, Fukuoka. Chuẩn bị đủ hồ sơ ở nhà thì việc nộp chỉ mất khoảng 5 phút, và nhiều người nộp buổi sáng đã nhận hộ chiếu mới ngay đầu giờ chiều cùng ngày. Bộ hồ sơ gồm 5 thứ: tờ khai online, phiếu đề nghị, hộ chiếu cũ kèm bản photo trang 2 và 3, thẻ cư trú kèm bản photo, và juuminhyou bản gốc.

Bài này viết lại từ trải nghiệm đi làm hộ chiếu mới sau 10 năm, cộng với thông tin đang niêm yết trên trang của Đại sứ quán. Ai sắp hết hạn thì mở hộ chiếu ra xem ngày ở trang 2 trước đã — đừng chờ đến lúc còn một tháng.

Cấp lại hộ chiếu ở Nhật cần giấy tờ gì

Đây là bộ hồ sơ cho trường hợp phổ biến nhất: hộ chiếu còn nguyên vẹn, chỉ hết hạn hoặc gần hết hạn.

Tờ khai thông tin — khai trên hệ thống online của Đại sứ quán (quét mã QR dán tại quầy hoặc vào thẳng website), điền thông tin và tải ảnh lên.
Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ — mẫu tải trên trang Đại sứ quán, in ra và điền tay.
Hộ chiếu cũ bản gốc + bản photo trang 2 và trang 3.
Thẻ cư trú (在留カード) bản gốc + bản photo.
Juuminhyou (住民票) bản gốc — nên lấy bản mới, trong vòng 3 tháng.
02 ảnh màu nền trắng, cỡ 3,5 x 4,5 cm hoặc 4 x 6 cm.
Giấy khai sinh — chỉ với trường hợp người được cấp hộ chiếu dưới 14 tuổi.

Juuminhyou là thứ dễ quên nhất vì phải đi xin riêng. Nếu có thẻ My Number, bạn xin juuminhyou ngay tại konbini lúc 7 giờ sáng cũng được, không cần xếp hàng ở city hall. Các loại giấy tờ hành chính hay bị lẫn với nhau, mình đã gom trong bài giấy tờ hành chính Nhật hay dùng.

Hộ chiếu hết hạn khi nào thì nên đi làm lại

Hộ chiếu phổ thông Việt Nam cấp cho người từ 14 tuổi trở lên có thời hạn 10 năm và không gia hạn được — hết hạn là phải cấp mới. Trẻ dưới 14 tuổi thì hạn 5 năm.

Đừng chờ đến ngày hết hạn mới đi, vì hai lý do:

Nhiều nước yêu cầu hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng tính từ ngày nhập cảnh. Hộ chiếu còn 3 tháng có thể bị hãng bay từ chối cho lên máy bay.
Các thủ tục ở Nhật như gia hạn tư cách lưu trú, mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng nhà đều hỏi hộ chiếu. Hộ chiếu sắp hết hạn dễ làm hồ sơ bị treo.

Mốc an toàn: còn khoảng 8–12 tháng thì bắt đầu chuẩn bị. Làm sớm không mất gì, vì hộ chiếu mới tính hạn 10 năm từ ngày cấp.

Tờ khai online: khâu nên làm xong ở nhà

Phần khai thông tin làm trên máy tính hoặc điện thoại, không phải điền tay tại quầy. Bạn quét mã QR trên thông báo của Đại sứ quán hoặc vào trực tiếp trang thủ tục liên quan đến hộ chiếu để lấy đường dẫn và các mẫu phiếu.

Vài chỗ hay sai khi khai:

Họ tên và ngày sinh phải khớp tuyệt đối với hộ chiếu cũ, kể cả dấu tiếng Việt.
Địa chỉ ở Nhật ghi đúng như trên juuminhyou, không viết tắt kiểu “Shibuya, Tokyo”.
Số điện thoại ghi số Nhật đang dùng — Đại sứ quán gọi lại nếu hồ sơ thiếu.
Ảnh tải lên phải là ảnh nền trắng, cùng kiểu với 2 ảnh in bạn mang theo.

In tờ khai và phiếu đề nghị ra giấy trước khi đi. Đại sứ quán có máy photocopy tại chỗ, nhưng giờ cao điểm phải chờ.

Ảnh thẻ: tự làm 200 yên thay vì 1.000 yên ở máy tự động

Máy chụp ảnh tự động (証明写真機) ở nhà ga tiện nhưng khoảng 1.000 yên một lần. Cách rẻ hơn nhiều:

Chụp ảnh chân dung bằng điện thoại, đứng trước tường sáng màu, ánh sáng đều, không đội mũ, không đeo kính màu.
Xoá phông và đổi sang nền trắng bằng công cụ online như Pixelcut hoặc app xoá phông có sẵn. Nền trắng là yêu cầu bắt buộc, nền xanh hay xám sẽ bị trả lại.
Đưa ảnh vào app 履歴書カメラ (miễn phí, có trên iOS và Android) để cắt đúng cỡ 3,5 x 4,5 cm hoặc 4 x 6 cm.
Dùng chức năng in mạng của app rồi ra konbini in. Chi phí khoảng 200 yên cho một tờ nhiều ảnh.

Lưu ý khi chụp: nhìn thẳng, không cười hở răng, tóc không che tai và đường viền mặt, áo tránh màu trắng vì lẫn vào nền. In ra thấy mặt tối hoặc nền ngả xám thì làm lại — đến quầy mới bị trả ảnh là mất cả buổi.

Nếu không kịp làm ở nhà, tại Đại sứ quán có sẵn máy chụp ảnh tự động và máy photocopy, vẫn xử lý được tại chỗ nhưng đắt hơn.

Nộp hồ sơ tại Đại sứ quán: quy trình thực tế

Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản ở 50-11 Motoyoyogi-cho, Shibuya-ku, Tokyo 151-0062. Điện thoại phòng lãnh sự: 03-3466-3311 / 3313 / 3314, email vnconsular@vnembassy.jp.

Giờ làm việc theo trải nghiệm đi thực tế: thứ 2 đến thứ 6, buổi sáng 9:30–12:00, buổi chiều 14:00–17:00, nghỉ thứ 7, chủ nhật và ngày lễ. Nghỉ trưa 2 tiếng, nên nếu nộp buổi sáng và chờ nhận trong ngày thì bạn có 2 tiếng trống — quanh đó có konbini để ngồi ăn uống, hoặc ngồi chờ tại chỗ.

Trình tự tại chỗ khá gọn:

Vào lấy số thứ tự, ngồi chờ đến lượt.
Lên quầy nộp hồ sơ — giấy tờ đủ thì khoảng 5 phút là xong.
Nộp lệ phí theo hướng dẫn của quầy.
Chờ nhận hộ chiếu mới, hoặc đăng ký nhận qua bưu điện rồi về.

Ngày lễ ở đây gồm cả lễ Việt Nam và lễ Nhật, nên trước khi đi hãy xem thông báo trên trang Đại sứ quán. Đi vào đầu giờ sáng thường ít người hơn khung 11 giờ và sau 15 giờ.

Lệ phí và cách nhận hộ chiếu mới

Lệ phí lãnh sự được quy định bằng đô la Mỹ theo Thông tư 15/VBHN-BTC ngày 21/6/2022, rồi quy đổi sang yên theo tỷ giá hiện hành. Vì tỷ giá thay đổi, số tiền yên cụ thể không cố định — Đại sứ quán niêm yết biểu mức thu phí tại phòng tiếp khách và trên website. Trước khi đi nên xem biểu phí đang niêm yết hoặc gọi hỏi phòng lãnh sự, và mang tiền mặt dư một chút.

Về cách nhận, Đại sứ quán cho chọn:

Nhận trực tiếp tại cơ quan đại diện — trường hợp làm nhanh có thể lấy trong cùng ngày.
Nhận qua bưu điện — phải trả thêm phí chuyển phát.

Trường hợp đặc biệt như người đang bệnh, phụ nữ mang thai, trẻ mới sinh thì được nhờ người khác làm thay, kèm giấy uỷ quyền nêu rõ hoàn cảnh và số điện thoại liên hệ. Ngoài các trường hợp này, công dân phải làm thủ tục trực tiếp, không nộp hồ sơ qua bưu điện được.

Ở xa Tokyo: làm tại Osaka hoặc Fukuoka

Không nhất thiết phải bay lên Tokyo. Việt Nam có hai Tổng lãnh sự quán ở Nhật:

Osaka — 4-2-15 Ichinocho Higashi, Sakai-ku, Sakai-shi, Osaka 590-0952. Trang chính thức: vnconsulate-osaka.org.
Fukuoka — 4F Aqua Hakata, 5-3-8 Nakasu, Hakata-ku, Fukuoka.

Giờ làm việc của hai nơi này khác Đại sứ quán Tokyo, và cũng khác nhau giữa Osaka với Fukuoka. Xem trên trang chính thức của từng nơi trước khi đi, đừng lấy giờ của Tokyo áp vào.

Có hộ chiếu mới rồi thì làm gì tiếp

Nhận hộ chiếu mới chưa phải là xong. Vài việc nên làm ngay:

Giữ hộ chiếu cũ. Con dấu nhập cảnh và dấu cấp phép tư cách lưu trú (kể cả giấy phép làm thêm ngoài tư cách) nằm trong hộ chiếu cũ. Khi xuất nhập cảnh Nhật nên mang cả hai, và giữ hộ chiếu cũ cho các thủ tục sau này.
Kiểm tra thông tin trên thẻ cư trú có khớp hộ chiếu mới không. Có thay đổi về họ tên hoặc ngày sinh thì phải khai báo với cục xuất nhập cảnh.
Cập nhật số hộ chiếu ở những nơi đã đăng ký bằng số cũ: công ty, trường, ngân hàng, hãng bay, vé máy bay đã mua.
Xem lại giấy tờ ở city hall. Nếu có thay đổi thông tin cá nhân, xem danh sách việc phải làm trong bài thủ tục ở city hall Nhật.

Trường hợp mất hộ chiếu thì hồ sơ khác hẳn: cần thêm giấy báo mất của cảnh sát Nhật, giấy xác nhận nhân sự có dấu đỏ, lý lịch tự khai và giấy chứng nhận đang làm việc hoặc học tập. Mất thì đi trình báo cảnh sát trước, đừng để lâu.

Lỗi hay gặp khiến phải đi lại lần hai

Ảnh sai nền hoặc sai cỡ — nền không trắng, hoặc cắt không đúng 3,5 x 4,5 cm / 4 x 6 cm.
Chỉ mang 1 ảnh trong khi yêu cầu là 02 ảnh.
Juuminhyou quá cũ hoặc mang bản photo thay vì bản gốc.
Quên photo trang 2 và 3 của hộ chiếu cũ, hoặc quên photo thẻ cư trú.
Chưa in tờ khai online, chỉ có bản trên điện thoại.
Đi vào giờ nghỉ trưa rồi ngồi chờ 2 tiếng không cần thiết.

Quy định về hộ chiếu và lệ phí có thể thay đổi. Trước khi đi, kiểm tra lại danh mục hồ sơ, biểu phí và giờ làm việc trên trang của Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán nơi bạn nộp — đó mới là thông tin có thẩm quyền.

Trường hợp không phải hết hạn mà là mất quyển hộ chiếu thì hồ sơ khác và phải trình báo cảnh sát trước — xem bài mất hộ chiếu ở Nhật.

Có quyển mới trong tay rồi thì phần thẻ cư trú, giấy phép làm thêm và visa xử lý thế nào — xem bài đổi hộ chiếu mới ở Nhật.

Đọc thêm

so sánh với việc đổi hộ chiếu khi về Việt Nam

Câu hỏi thường gặp

Cấp lại hộ chiếu ở Nhật có lấy được trong ngày không?

Có trường hợp lấy được trong cùng ngày: nộp hồ sơ buổi sáng và nhận hộ chiếu mới đầu giờ chiều. Điều kiện là hồ sơ đủ và đúng ngay từ lần nộp đầu. Đại sứ quán không công bố cam kết thời gian xử lý cố định, nên nếu bạn ở xa, hãy hỏi trực tiếp tại quầy khi nộp xem hôm đó có nhận trong ngày được không, hoặc đăng ký nhận qua bưu điện để không phải đi lần hai.

Hộ chiếu Việt Nam hết hạn có gia hạn được không?

Không. Hộ chiếu phổ thông Việt Nam hết hạn thì phải làm cấp mới, không có thủ tục gia hạn thời hạn cũ. Hộ chiếu cho người từ 14 tuổi trở lên có hạn 10 năm, trẻ dưới 14 tuổi có hạn 5 năm. Hộ chiếu mới tính hạn từ ngày cấp, nên làm sớm vài tháng không bị mất phần thời hạn nào.

Lệ phí cấp lại hộ chiếu ở Nhật là bao nhiêu yên?

Lệ phí được quy định bằng đô la Mỹ theo Thông tư 15/VBHN-BTC ngày 21/6/2022 rồi quy đổi sang yên theo tỷ giá hiện hành, nên số tiền yên không cố định. Biểu mức thu phí được niêm yết tại phòng tiếp khách của Đại sứ quán và trên website. Nên xem biểu phí mới nhất hoặc gọi phòng lãnh sự trước khi đi, và mang tiền mặt.

Có nộp hồ sơ hộ chiếu qua đường bưu điện được không?

Không. Công dân phải làm thủ tục trực tiếp tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán. Chỉ phần nhận hộ chiếu là được chọn qua bưu điện, và phải trả thêm phí chuyển phát. Các trường hợp khó khăn như người đang bệnh, phụ nữ mang thai, trẻ mới sinh thì có thể uỷ quyền cho người khác, kèm giấy uỷ quyền nêu rõ hoàn cảnh và số điện thoại liên hệ.

Nhận hộ chiếu mới rồi có phải trả lại hộ chiếu cũ không?

Hộ chiếu cũ thường được trả lại cho bạn sau khi đã xử lý. Hãy giữ lại vì con dấu nhập cảnh và dấu cấp phép tư cách lưu trú của Nhật nằm trong đó. Khi xuất nhập cảnh Nhật, mang cả hộ chiếu mới, hộ chiếu cũ và thẻ cư trú. Nếu không rõ trường hợp của mình, hỏi luôn cục xuất nhập cảnh địa phương.

Thủ tục hành chính