Giấy tờ hành chính Nhật hay dùng: juuminhyou và họ hàng

Sống ở Nhật một thời gian là bạn sẽ gặp một loạt giấy tờ hành chính Nhật có tên na ná nhau: juuminhyou, kazei shoumeisho, nouzei shoumeisho, inkan shoumeisho. Xin nhầm loại là mất công đi lại, mà hồ sơ visa hay hồ sơ vay ngân hàng thì hay bị trả về vì đúng lý do này.

Bài này liệt kê các loại hay dùng nhất, mỗi loại dùng cho việc gì và xin ở đâu. Tổng quan về các thủ tục nằm ở bài thủ tục ở city hall Nhật.

住民票 (juuminhyou) — giấy chứng nhận cư trú

Đây là giấy hay dùng nhất. Nó chứng minh bạn đang đăng ký cư trú tại địa chỉ nào, kèm họ tên, ngày sinh và các thông tin liên quan.

Dùng khi: thuê nhà, mua xe, làm hồ sơ visa, đăng ký nhà trẻ, mở một số loại tài khoản.
Điểm phải để ý: khi xin, bạn được chọn có ghi hay không ghi một số mục — số My Number, quốc tịch, tư cách lưu trú, quan hệ với chủ hộ.

Đây là chỗ nhiều người vấp. Hồ sơ cho cục xuất nhập cảnh thường yêu cầu bản có ghi quốc tịch và tư cách lưu trú, còn hồ sơ dân sự thông thường thì nên chọn bản không ghi My Number để tránh lộ thông tin. Trước khi xin, hãy đọc kỹ yêu cầu của nơi nhận hồ sơ.

課税証明書 / 非課税証明書 (kazei / hikazei shoumeisho)

Giấy chứng nhận thu nhập và số thuế cư trú của bạn trong một năm. Bản 非課税 là dành cho người không phải nộp thuế.

Dùng khi: xin vĩnh trú, bảo lãnh người thân, vay ngân hàng, xin học bổng, đăng ký nhà trẻ, xin nhà công.
Xin ở đâu: city hall nơi bạn có địa chỉ đăng ký vào ngày 1/1 của năm đó — không phải nơi bạn đang ở nếu đã chuyển đi.

Chi tiết ở bài riêng về kazei shoumeisho xin ở đâu, mất bao lâu.

納税証明書 (nouzei shoumeisho) — chứng nhận nộp thuế

Khác với kazei shoumeisho ở chỗ: kazei chứng minh bạn có thu nhập bao nhiêu và bị tính thuế bao nhiêu, còn nouzei chứng minh bạn đã nộp đủ hay chưa.

Dùng khi: xin vĩnh trú, gia hạn tư cách lưu trú, một số hồ sơ vay vốn.
Lưu ý: thuế địa phương xin ở city hall, thuế quốc gia xin ở cục thuế. Hồ sơ visa có khi yêu cầu cả hai, đọc kỹ danh mục.

Nếu đang nợ thuế, giấy này sẽ thể hiện. Đây là lý do nên xử lý dứt điểm nợ thuế trước khi nộp hồ sơ vĩnh trú.

印鑑登録証明書 (inkan shoumeisho) — chứng nhận con dấu

Chứng minh con dấu bạn dùng đã được đăng ký chính thức với city hall.

Dùng khi: mua xe, mua nhà, ký các hợp đồng có giá trị lớn, một số thủ tục thừa kế.
Điều kiện: phải đăng ký con dấu trước. Đăng ký không tự chuyển khi bạn đổi thành phố, phải làm lại ở nơi mới.

Xin ở đâu và mất bao lâu?

Tại quầy city hall — lấy ngay trong ngày, thường chỉ vài chục phút nếu không đông.
Tại máy in ở konbini bằng thẻ My Number — nhanh nhất, giờ phục vụ dài hơn city hall, phí thường rẻ hơn. Xem cách xin juuminhyou tại konbini.
Qua bưu điện — dùng khi bạn đã chuyển đi nơi khác nhưng cần giấy của thành phố cũ. Mất khoảng một tuần.

Phí thường vài trăm yên một bản. Nhiều nơi nhận hồ sơ yêu cầu giấy được cấp trong vòng 3 tháng, nên đừng xin quá sớm.

Mẹo khi làm hồ sơ visa

Đọc kỹ danh mục giấy tờ của cục xuất nhập cảnh, chú ý loại giấy và năm áp dụng.
Xin nhiều bản một lần nếu cần nộp cho nhiều nơi — đi một chuyến rẻ hơn đi ba chuyến.
Giữ bản sao mọi giấy đã nộp, để lần sau biết mình đã xin loại nào.
Người nước ngoài không có koseki (戸籍) — sổ hộ tịch chỉ dành cho công dân Nhật. Yêu cầu koseki với bạn là không đúng, hãy hỏi lại nơi nhận hồ sơ xem họ cần giấy thay thế nào.

Juuminhyou bản gốc còn dùng cho việc cấp lại hộ chiếu ở Nhật tại Đại sứ quán. Hộ chiếu sắp hết hạn thì lấy sẵn bản mới, vì bản quá cũ sẽ bị trả lại.

Câu hỏi thường gặp

Juuminhyou và kazei shoumeisho khác nhau thế nào?

Juuminhyou chứng minh bạn cư trú ở đâu, còn kazei shoumeisho chứng minh bạn có thu nhập bao nhiêu và bị tính thuế bao nhiêu. Hồ sơ visa và hồ sơ vay tiền thường yêu cầu cả hai vì chúng chứng minh hai việc hoàn toàn khác nhau.

Giấy tờ hành chính có thời hạn sử dụng không?

Bản thân giấy không ghi hạn, nhưng nơi nhận hồ sơ thường yêu cầu giấy được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất. Vì vậy nên xin sát thời điểm nộp hồ sơ, đừng xin sẵn từ nửa năm trước.

Đã chuyển sang thành phố khác thì xin giấy của năm cũ ở đâu?

Giấy chứng nhận thu nhập và thuế phải xin ở thành phố nơi bạn có địa chỉ đăng ký vào ngày 1/1 của năm đó. Nếu đã chuyển đi, bạn xin qua đường bưu điện, gửi kèm đơn theo mẫu, bản sao giấy tờ tùy thân và phong bì có tem ghi sẵn địa chỉ nhận.

Có nên xin bản có ghi số My Number không?

Chỉ xin khi nơi nhận hồ sơ yêu cầu rõ. Trong đa số trường hợp dân sự, bản không ghi My Number là đủ và an toàn hơn, vì số My Number là thông tin nhạy cảm không nên đưa cho bên không có thẩm quyền thu thập.

Bài viết mang tính tham khảo, cập nhật tháng 8/2026. Tên gọi, phí và cách cấp giấy tờ khác nhau giữa các địa phương. Hãy kiểm tra yêu cầu cụ thể của nơi nhận hồ sơ và trang chính thức của city hall nơi bạn cư trú.

Thủ tục hành chính